Künstliche Intelligenz verändert den Büro- und Verwaltungsalltag grundlegend. Richtig eingesetzt kann sie Routineaufgaben deutlich erleichtern, Texte und Informationen schneller aufbereiten, bei Auswertungen unterstützen und wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben schaffen.
Doch wie lässt sich KI konkret und sinnvoll im Arbeitsalltag einsetzen? Was kann beispielsweise ChatGPT tatsächlich leisten? Wie formuliert man gute Anweisungen – sogenannte Prompts – und wo liegen die Grenzen? Und vor allem: Wie können KI-Anwendungen genutzt werden, ohne Datenschutz, Vertraulichkeit und rechtliche Vorgaben aus dem Blick zu verlieren?
In diesem praxisorientierten Tagesseminar lernen die Teilnehmenden anhand zahlreicher konkreter Beispiele, wie sie KI als persönlichen digitalen Assistenten in ihrem Verwaltungsalltag einsetzen können. Gemeinsam werden typische Aufgaben aus dem Gesundheitswesen bearbeitet – vom Verfassen und Optimieren von E-Mails über Besprechungsprotokolle, Präsentationen und Excel-Auswertungen bis hin zu Recherchen und Projektmanagement.
Die Teilnehmenden erfahren, welche Anforderungen sich insbesondere aus Datenschutz und EU AI Act ergeben, wann KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden müssen und welche internen Regeln für einen sicheren KI-Einsatz sinnvoll sind.
Ziel des Seminars ist es, Berührungsängste abzubauen und den Teilnehmenden zu zeigen, wie KI praktisch, zeitsparend und verantwortungsvoll im täglichen Arbeitsumfeld eingesetzt werden kann.
Ihr Nutzen
Nach diesem Seminar können Sie KI-Anwendungen gezielter und effizienter für typische Verwaltungsaufgaben einsetzen. Sie lernen, welche Aufgaben sich besonders gut für die Unterstützung durch KI eignen.
Anhand konkreter Praxisbeispiele lernen Sie unter anderem, wie Sie:
- E-Mails, Briefe und andere Texte schneller erstellen und optimieren,
- Besprechungen und Notizen strukturiert zusammenfassen und daraus Protokolle erstellen,
- Präsentationen und Präsentationskonzepte entwickeln,
- Excel-Auswertungen, Statistiken und Diagramme vorbereiten und analysieren,
- umfangreiche Informationen zusammenfassen und strukturiert aufbereiten,
- Recherchen effizient durchführen und Ergebnisse kritisch überprüfen,
- Projekte, Aufgaben und To-do-Listen mit KI-Unterstützung strukturieren,
- wiederkehrende Verwaltungsaufgaben vereinfachen,
- bessere Prompts formulieren und typische Fehler bei der KI-Nutzung vermeiden,
- Datenschutz- und Vertraulichkeitsrisiken erkennen und
- KI in Ihrer Einrichtung auf Basis klarer interner Regeln sicherer einsetzen.
Sie nehmen zahlreiche Ideen für Ihren eigenen Arbeitsalltag mit.
Inhalte
KI verstehen – ohne Technikstudium
- Was ist künstliche Intelligenz und was ist generative KI?
- Möglichkeiten und Grenzen im Verwaltungsalltag
- Warum KI überzeugend klingen und trotzdem falsch liegen kann („Halluzinationen“)
- Der Mensch als Kontrollinstanz: Ergebnisse prüfen statt blind übernehmen
- Welche Aufgaben eignen sich für KI – und welche eher nicht?
Richtig fragen: Mit guten Prompts zu besseren Ergebnissen
- Was ist ein Prompt?
- Die wichtigsten Regeln für gute KI-Anweisungen
- Schrittweise bessere Ergebnisse erzielen
- Praktische Prompt-Vorlagen für den Büroalltag
- Tipps und Tricks für die tägliche Arbeit mit ChatGPT
Texte und Kommunikation
- E-Mails formulieren, beantworten, kürzen und optimieren
- unterschiedliche Tonalitäten und Zielgruppen berücksichtigen
- lange Texte zusammenfassen und Kernaussagen herausarbeiten
Besprechungen und Protokolle
- Notizen strukturiert aufbereiten
- Protokolle erstellen und optimieren
- Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten extrahieren
- To-do-Listen und Folgemaßnahmen ableiten
Powerpoint und Präsentationen
- Präsentationskonzepte entwickeln
- komplexe Inhalte verständlich reduzieren
- Präsentationen aus Fachinhalten erstellen
- bestehende Präsentationen inhaltlich verbessern
Excel, Statistiken und Daten
- Unterstützung bei Excel-Formeln und Funktionen
- Daten strukturieren und auswerten
- Kennzahlen verständlich darstellen
- Statistiken interpretieren
- geeignete Diagramme auswählen und erstellen
- Ergebnisse für Berichte und Präsentationen aufbereiten
Webex und OneNote
- vom Gespräch zur Aufgabenliste
- aus Notizen oder Transkript entsteht ein Protokoll mit Ergebnissen, Verantwortlichkeiten und Terminen
Recherche und Informationsmanagement mit KI
- KI als Unterstützung bei Recherchen
- Informationen schneller finden, strukturieren und vergleichen
- umfangreiche Dokumente zusammenfassen
- KI-Recherche versus klassische Internetsuche
Wissensdatenbank
- Intern und extern nutzbar
- Rundschreiben, Gesetzestexte und Vereinbarungen sammeln und durchsuchbar machen: im Haus für Kolleginnen und Kollegen, nach außen für Kunden.
- Antworten mit Quellenangabe: Aussagen der KI nachprüfen
- Zugriffsrechte und Pflege: Wer darf welche Dokumente sehen und wer hält den Bestand aktuell?
Projektmanagement und Organisation
- Projekte mit KI strukturieren
- Projektpläne und Arbeitspakete entwickeln
- Zeitpläne und Meilensteine vorbereiten
- Risiken und offene Punkte identifizieren
- Brainstorming und Ideenfindung mit KI
Datenschutz, Vertraulichkeit und rechtssicherer KI-Einsatz
- Welche Daten dürfen in ein KI-System eingegeben werden?
- Personenbezogene und besonders schützenswerte Daten im Gesundheitswesen
- Warum Patienten-, Beschäftigten- und Unternehmensdaten besondere Aufmerksamkeit erfordern
- Anonymisierung und Pseudonymisierung in der Praxis
- DSGVO und KI: die wichtigsten Grundprinzipien für Anwenderinnen und Anwender
- Welche KI-Anwendungen dürfen Mitarbeitende überhaupt verwenden?
- Schatten-KI vermeiden: Risiken privater KI-Konten im dienstlichen Einsatz
- Auftragsverarbeitung, Speicherorte und Nutzung eingegebener Daten
- Verantwortlichkeiten und menschliche Kontrolle
KI in der eigenen Serverlandschaft: Einrichtung und sicherer Betrieb
- Wo besonders sensible Daten verarbeitet werden, kann KI auch auf eigenen Servern im Haus betrieben werden. Die Teilnehmenden erfahren, wie eine solche Umgebung aufgebaut und eingerichtet wird und wie sich sicherstellen lässt, dass keine Daten nach außen gelangen. Technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.
EU AI Act: Was Mitarbeitende wissen sollten
- Was bedeutet der EU AI Act für den Arbeitsalltag?
- Risikoklassen im Überblick (z. B. Hochrisiko-Anwendungen im Personalwesen)
- KI-Kompetenz und Schulung von Mitarbeitenden
- Rollen nach dem AI Act: Betreiber oder Anbieter – auch bei selbst betriebener KI
- Transparenz- und Informationspflichten
- Wann müssen KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden?
- Wann ist eine Kennzeichnung nicht erforderlich?
- Verantwortungsbewusster Umgang mit KI-generierten Ergebnissen
Vom Experiment zum sicheren Einsatz: ein einfaches KI-Datenschutz- und Nutzungskonzept
Die Teilnehmenden lernen, welche Punkte eine interne KI-Richtlinie bzw. ein praxisnahes Nutzungskonzept enthalten sollte:
- Welche KI-Systeme sind in der Einrichtung freigegeben?
- Für welche Aufgaben dürfen sie eingesetzt werden?
- Welche Daten dürfen eingegeben werden – und welche nicht?
- Wie werden personenbezogene und vertrauliche Informationen geschützt?
- Wann ist eine menschliche Prüfung erforderlich?
- Wann müssen KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden?
- Wie können Mitarbeitende für den sicheren Umgang mit KI sensibilisiert werden?
Tipps, Tricks und Best Practices für den Alltag
- Die nützlichsten Prompt-Techniken auf einen Blick
- typische Fehler vermeiden
- persönliche Prompt-Sammlung aufbauen
- wiederkehrende Aufgaben standardisieren
- KI sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe integrieren
- Wo spart KI tatsächlich Zeit – und wo nicht?
Zielgruppen
Das Seminar richtet sich an Mitarbeitende und Führungskräfte aus Verwaltung und administrativen Bereichen des Gesundheitswesens, insbesondere aus:
- Krankenhäusern und Kliniken,
- Arztpraxen und Gemeinschaftspraxen,
- Medizinischen Versorgungszentren (MVZ),
- Krankenhaus- und Praxisverwaltung,
- Sekretariaten und Assistenzbereichen,
- Medizincontrolling und Controlling,
- Qualitätsmanagement,
- Personalwesen,
- Patientenmanagement und Abrechnung,
- Einkauf und Organisation,
- IT, Datenschutz und Informationssicherheit,
- Projektmanagement sowie
- weiteren administrativen Bereichen im Gesundheitswesen.
Das Seminar eignet sich sowohl für Teilnehmende ohne KI-Vorkenntnisse als auch für Personen, die ChatGPT oder andere KI-Anwendungen bereits nutzen und ihren Einsatz professionalisieren möchten.
Referent
Carlos Harnoth, Referatsleiter Budgetverhandlungen am LMU Klinikum München; zuvor Leitung der Erlössicherung. Setzt KI täglich in Mail, Excel, Word, Präsentationen und Protokollen ein und betreibt eigene Auswertungen und Wissensdatenbanken, teils mit lokal gehosteten Sprachmodellen. KI-Nachweis der KI-Kompetenz (Mai 2026). Master Management im Gesundheitswesen; Lehrauftrag Controlling (ASH Berlin); Autor für Bibliomed (f&w) und die APOLLON Hochschule.